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Notion, votre deuxième cerveau

Apprenez en plus sur l’espace de travail évolutif qui révolutionne l’organisation interne des entreprises innovantes !

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Depuis quelques années, un logiciel qui propose une centralisation de tous ces outils est apparu, un challenge qui paraissait irréalisable tant les besoin étaient complexes. Cependant, il se popularise et gagne les espaces de travail de toutes les grandes entreprises.

Introduction

Dans la catégorie des logiciels de productivité je voudrais ... le plus versatile !

Depuis plusieurs années, le marché des outils de productivité connait un essor remarquable.

Dépot de connaissances, gestion de tâches et de projet, calendriers personnel et professionnels, base de données, autant de fonction que l’on demande à des applications toujours plus nombreuses telles que Trello, Todoist, Evernote ou encore Onenote pour ne citer qu’elles. Ces dernières, si elles remplissent bien leurs rôles, ont pourtant le défaut de ne pas “faire plus”. Ainsi, certaines entreprises peuvent souvent se retrouver avec plusieurs dizaines d’outils parfois onéreux et difficiles à coordonner.

Un outil tout-en-un

Dans sa catégorie, Notion est un vrai couteau suisse.

Notion, c’est un peu une cartographie de vos pensées. Ou un pense-bête géant accessible à tout moment et de partout. Le fait est que quelque soit l’utilisation que vous ayez prévu d’en faire, il y a une fonctionnalité bien développée et réfléchie pour ce but précis.

Il a été pensé pour être utilisé comme un outil “sandbox”, ou l’on va venir construire son espace de travail et y intégrer les éléments dont on a réellement besoin. La force de Notion réside dans le fait que l’on peut lier les éléments entre eux avec des bases de données. Par exemple, lier le calendrier d’un collaborateur à la base de données des réunions internes de l’entreprise.

On peut aller encore plus loin en intégrant des formules qui vont avertir l’utilisateur si deux réunions se chevauchent lors de l’ajout par exemple.

Décrire tout ce qu’il est possible de faire avec Notion serait bien trop long, tant le champ des possibles est large. C’est pourquoi nous allons uniquement parler de notre utilisation.

Des bases de données évolutives

C’est une fonctionnalité clé pour l’équipe DropD. Une entreprise quelle qu’elle soit a besoin de base de données pour fonctionner :  qu’il s’agisse de ses clients, de ses employés, de ressources en tout genre ou de ses données analytiques, ce sont des informations cruciales pour son développement et la structure de leur stockage aura un impact sur les performances de l’entreprise.

Notion répond à ce besoin en proposant des bases de données modulaires et évolutives, à créer soi-même ou depuis un template en toute simplicité, avec l’avantage non négligeable de ne pas piéger son utilisateur dans un schéma rigide à terme.

En liant les bases de données entre elles et en les connectant, on peut avoir accès à l’information en un clic.

Prenons un exemple :

Pour structurer les services d’une entreprise, on crée les départements Ressources Humaines, Marketing et Business development. Dans ce dernier, on pourra créer les bases de données Projets, Objectifs Trimestriels et Réunions. Il suffira alors d’ouvrir la page Business development pour afficher une vue d’ensemble des projets en cours, de leurs tâches respectives, de la progression des objectifs avec leurs KPIs et les réunions avec les collaborateurs associés.

Au delà de cet usage simple, il est possible d’aller encore plus loin, en intégrant des formules personnalisées, comme avec Excel.

Concernant nos bases de données, aucune ne se ressemble car elles sont toutes créées sur mesure pour un besoin précis. Elles peuvent même être connectées à d’autres outils pour se mettre à jour automatiquement.

Une gestion de projet sur-mesure

Notion dispose de fonctionnalités de gestion de projet et peut être paramétré à la manière d’un Trello pour le suivi du projet et la répartition des tâches. Ici, la puissance de Notion réside dans son interface modulaire, qui s’adapte à souhait à l’usage que l’on veut en faire, ce que Trello ne permet pas.

La plupart des logiciels de gestion de projet populaires limitent l’utilisateur en imposant une interface et une structure prédéfinie. Avec Notion, il est possible de ne conserver uniquement les éléments nécessaires tout en gardant la possibilité d’adapter à tout moment son interface en fonction des besoins.

Ainsi, il est possible d’afficher et de lier n’importe quelle base de données directement dans une fiche projet.

Dashboard projet Notion DropD

Voici un exemple de l’un de nos projets qui fait le lien entre toutes les bases de données utiles. Il nous permet de centraliser toutes les informations importantes et d’avoir une vue rapide sur l’avancement du projet, les tâches réalisées et restantes. Ces pages projets sont également pratiques pour la prise de notes et la synchronisation des calendriers des collaborateurs pour  planifier des réunions avec le client ou en interne.

Roadmap Dashboard projet Notion DropD

Il est possible d’intégrer de nombreux autres types de bases de données propres aux besoins des entreprises comme par exemple la vue chronologique. C’est notamment utile pour mettre à disposition un véritable tableau de bord à nos clients pour qu’ils puissent suivre leurs projets de leurs genèses à leurs lancements.

Un workflow boosté grâce aux intégrations API

Un hub dans lequel se croisent tous vos outils, c’est ce que peut devenir Notion. Comme nous le disions au début de cet article, il arrive que nous ayons besoin d’utiliser plusieurs logiciels en simultané, ces derniers étant même parfois en inter-dépendance. Pour DropD, c’est le pilier d’une symbiose.

Profitez des outils que vous utilisez déjà quotidiennement dans votre méthode de travail et intégrez les dans Notion grâce à la puissance des API. Ainsi, vous avez accès aux données récurrentes et vous pouvez les importer dans Notion pour les centraliser.

L’entreprise propose un guide détaillé pour les développeurs pour réaliser leur propre intégration API et la mettre à disposition de la communauté après validation. Ainsi, la communauté de Notion rends accessible la plateforme à toutes les méthodologies de travail et permet de fluidifier les interactions entre plateformes.

Intégration API, google analytics pour Notion DropD

Ainsi, les principaux outils connus sont intégrables dans Notion et permettent d’enrichir vos bases de données existantes. Notion intègre fréquemment de nouveaux outils et communique sur les nouvelles fonctionnalités liées aux API.

Intégration Notion Trello Dropbox Github Google Drive OneDrive Zoom Figma Slack Jira Asana

Par exemple, nous avons intégré Google Analytics pour renvoyer les données liées au site DropD et afficher des données clés. Ces bases de données se mettent à jour automatiquement et nous renvoient les informations directement issues de Google.

Un chef d’œuvre de l’ergonomie

L’un des points forts de Notion est son interface minimaliste et épurée. C’est un comble pour un outil de cet envergure : Malgré toutes les fonctionnalités embarquées par l’outil, seules celles utiles pour une tâche précise sont affichées, tout en laissant les autres accessibles en quelques secondes par un clic ou un raccourci clavier. Naviguer dans l’application est ainsi d’une grande fluidité, l’interface n’est jamais surchargée et son système de blocs rend la structuration des éléments plus simple que jamais. L’outil a été pensé pour être utilisé par tous, que ce soit des profils techniques ou artistiques, tout le monde y trouve son compte.

Au niveau de l’accessibilité, l’équipe travaille pour la rendre au niveau des standards du web et va intégrer de nouvelles fonctionnalités. Un mode nuit plus sombre, une palette qui respecte les tests des palettes WCAG au niveau du contraste et de nouveaux paramètres pour les palettes de couleur. L’accessibilité est un enjeu crucial et Notion n’est pas irréprochable sur ce point mais travaille d’arrache pied pour rendre l’outil adapté à tous.

Une communauté grandissante

Notion se démocratise et les besoins grandissent à mesure que l’outil est exploité à ses pleines capacités. Subsistent quelques problèmes comme l’accessibilité, les ralentissements lorsque les bases de données sont complexes, des problèmes de synchronisation et la nécessité d’avoir une connexion internet.

Tous ces challenges sont pris en compte par les équipes de Notion mais aussi la communauté et ses créateurs / développeurs qui participent à la croissance de l’outil en proposant des modèles de pages, des intégrations et de nombreuses ressources pour repousser les performances de l’outil.

Des professeurs, des ambassadeurs et les utilisateurs communiquent sur les réseaux sociaux, les forums et sur le web pour partager leur expérience avec Notion, témoignages que vous pourrez retrouver ici.

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